Hoe kunt u bedrijfsfraude voorkomen?

Geplaatst op 28-09-2016

Wereldwijd zorgt bedrijfsfraude voor een kostenpost van bijna 6% van alle zakelijke uitgaven. Het gaat daarbij om vele miljarden euro’s. Als de energie- of huurrekening plotseling met 6% stijgt, wil het management direct weten waarom. Fraude wordt vaak niet als kostenpost gezien en krijgt die aandacht daarom gek genoeg niet. Jammer, want door bedrijfsfraude aan te pakken kunt u flink op uw kosten besparen.

Hoe ontdekt u bedrijfsfraude?

Bedrijfsfraude kent verschillende vormen, maar volgens een onderzoek van de University of Portsmouth zijn spookfacturen en de gunning van opdrachten in ruil voor steekpenningen de meest voorkomende vormen. Alleen al in het Verenigd Koninkrijk gaat met deze fraudevorm een bedrag van 127 miljard pond gepaard. Hoewel bedrijfsfraude vaak moeilijk te ontdekken is, zijn er patronen die bij u alarmbellen moeten laten afgaan. Als er bij een klant in een kort tijdsbestek bijvoorbeeld opvallende veranderingen plaatsvinden, kan dat een indicatie van frauduleuze activiteiten zijn. Hoewel dit allemaal onschuldig kan zijn, is het belangrijk vinger aan de pols te houden en te onderzoeken wat er gaande is bij:

1. De aanstelling van een nieuwe directeur
2. Een plotselinge wijziging van het adres waar uw goederen worden afgeleverd
3. Het indienen van cijfers (winst / verlies / balans) direct na het einde van het jaar
4. Een ongewone verhoging van de jaarlijkse omzet van het bedrijf
5. Snel achter elkaar veel kredietcontroles

Bedrijfsfraude voorkomen

Als bedrijf kunt u maatregelen nemen om fraude te voorkomen. Hoewel deze maatregelen niet garanderen dat u alle vormen van fraude tegengaat, zouden ze standaard onderdeel moeten zijn van uw anti-fraudebeleid. Als u geen bevredigende antwoorden of voldoende informatie krijgt, kunt u de deal beter stopzetten tot alle twijfels zijn weggenomen.

• Ken uw klant. Het implementeren van een gedegen due diligence proces kan in een vroeg stadium uitsluitsel geven over of uw klant of prospect is wie hij zegt dat hij is en of zijn referenties kloppen.
• Controleer basisgegevens. Ga het btw-nummer na, kijk of het bedrijf een website heeft en controleer de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Dit zegt nog niet alles, maar als deze gegevens al niet kloppen, is de kans groter dat er iets aan de hand is.
• Voer een kredietcontrole uit bij alle aanvragen voor krediet. Dit kunt u eenvoudig doen via een kredietinformatiebureau als Graydon.
• Ga afleveradressen na. Zijn dit legitieme adressen of adressen op verlaten industrieterreinen?

Tip! Het btw-nummer controleren kan heel eenvoudig online. Ga naar de site van de Europese Commissie, voer het vestigingsland en btw-nummer in en u kunt het nummer met één muisklik verifiëren.

Blijf vooral waakzaam

Bedrijfsfraude voorkomen, gaat verder dan het aankruisen van een standaard checklist. Volg ook uw gevoel, uw zakelijke instinct. Als iets niet goed voelt, is dat het meestal ook niet. Als u wilt dat al uw medewerkers waakzaam zijn op bedrijfsfraude, is het belangrijk deze drie principes te verankeren in uw bedrijf:

• Wees waakzaam: let binnen uw eigen bedrijf op opmerkelijke wijzigingen of ongebruikelijke activiteiten.
• Wees proactief: zet intern controlemiddelen in en houd nauwgezet toezicht op alle kredietaanvragen.
• Deel informatie: deel uw kennis van verdachte activiteiten met collega’s in uw branche. Als iedereen dat doet, staat u samen sterker.

Bron: Graydon.nl